Intranet nemá být jen hlásnou troubou managementu, kde se vedení vítězně chválí svými úspěchy. Aby firmám usnadnil komunikaci se zaměstnanci, musí reflektovat to, co lidé ve firmě chtějí a jaké informace potřebují ke své práci. A často to mohou být úplné základy, jako v případě intranetu největšího českého autobusového dopravce Arriva. Systém, který běží na platformě Edee.one, jsme vytvořili v FG Forrest.
Vytvořit informační systém pro tři tisíce zaměstnanců, kteří většinou nepracují se standardními komunikačními kanály ani pokročilými technologiemi a jsou rozeseti po celé republice, byl celkem oříšek. "Dostali jsme zadání vytvořit intranet s plánem směn pro řidiče autobusů, kde budou moci jednoduše dohledat veškeré potřebné provozní informace. Dosavadní situace byla totiž taková, že si řidiči pro plán směn, tzv. šichťák, museli osobně dojíždět na vozovnu. Dostávali ho v papírové podobě," říká Eva Máchová, UX designér a konzultant online marketingu agentury FG Forrest.
Nový intranet vyřešil v Arrivě také situaci se záskoky. Řidič si může operativně stáhnout plán směn a projít si dopředu celou trasu. "V Arrivě jsou díky tomu velmi flexibilní. Na trasu mohou dokonce v případě krizové situace vyjet i lidé, kteří běžně pracují v kanceláři. Někteří z nich totiž mají potřebná řidičská oprávnění. Díky intranetu se může řidič podívat na trasu linky, její zastávky a významné přestupní uzly. U každé linky je možné sdílet dodatkové informace popisující specifika jednotlivých linek včetně tipů na strávení volného času mezi spoji," říká Eva Máchová a dodává: "Naším společným cílem bylo vytvořit informační platformu jak pro stávající, tak pro nové řidiče umožňující tzv. hladký záskok pro případ, že naplánovaný řidič nemůže vyjet, zároveň poskytuje vyčerpávající přehled firemních benefitů s možností online žádostí o daný benefit a další aktuální informace."
Arriva byla zvyklá si všechny informace předávat offline. "Byla to pro nás docela výzva. Pracovali jsme se dvěma oddělenými systémy, jejichž technologie odpovídala době jejich vzniku. Byly pro koncového uživatele nepřehledné. Celý intranet musí dobře fungovat na počítačích i na mobilních zařízeních. Chtěli jsme proto všechny relevantní informace dostat do mobilů, protože to je často jediný nástroj, který zaměstnanci používají," dodává Eva Máchová.
Kromě plánu směn a tras nový Arriva intranet, který běží na platformě Edee.one, obsahuje také informace o aktuálních dopravních omezeních a provozních opatřeních, směrnice, provozní návody k platebním terminálům a podobně. Řidiči zde získávají důležité a užitečné informace. Ve vestibulu garáží ČSAD MHD Kladno se navíc mohou řidiči podívat na svůj plán směn na dotykové obrazovce zobrazující právě informace z intranetu. Ty byly dříve dostupné z papíru pouze na nástěnce.
4 znaky dobrého intranetu
Čas, telefonáty, emaily, papíry… To všechno může HR specialistům a dalším manažerům ve firmě ušetřit dobře udělaný intranet. Mohou se pak soustředit na práci s lidmi a méně se věnovat potřebné administrativě. Správně promyšlený intranet reflektuje to, co chtějí a potřebují zaměstnanci firmy číst. Nejsou to zdaleka jen informace o úspěších firmy.
1. Intranet má být personalizovaný. Každý zaměstnanec má ve firmě svou roli, tudíž uvítá zobrazení informací určených pouze jeho pracovnímu zařazení. Zdaleka neplatí, že by vedení mělo všechny zaměstnance zahlcovat vším.
2. Pokud je ve firmě kantýna, informace o jídelníčku zajímají každého zaměstnance úplně nejvíce.
3. Řada intranetů má zpětnou vazbu formou diskusních fór, na kterých to žije. Mohou sloužit i jako bazary, kde si lidé směňují zboží. Je to vlastně forma upevňování interních vztahů.
4. Dobrý intranet efektivně nahrazuje e-mailovou komunikaci se zaměstnanci. Ti v něm najdou všechny potřebné formuláře pro práci, ale i například možnost nahlásit provozní komplikace. HR oddělení jim také prostřednictvím intranetu může zobrazovat nové směrnice, nařízení a jiné důležité zprávy včetně evidence doručení a potvrzení seznámení se s obsahem sdělení. Veškerá operativa se tak výrazně zjednodušuje.
